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Cada una de las partes que componen la cadena de suministro tiene un rol importante en el éxito final de una empresa de logística. Desde el departamento de compras y almacén, hasta el servicio de atención al cliente, todos los eslabones son necesarios y deben funcionar correctamente para que el servicio ofrecido no presente ningún defecto.
Sin embargo, en ocasiones se presentan inconvenientes por falta de control o por imprevistos, que afectan no solo a la economía logística, sino también a la imagen de la empresa. Uno de estos problemas es la rotura de stock, algo más habitual de lo que se cree, y con consecuencias negativas para todo el negocio. Por eso desde RMTLogistics creemos que es esencial comprender este concepto además de las claves para evitarlo.
¿Qué es la rotura de stock?
Se llama rotura de stock al evento que tiene lugar cuando una empresa logística no puede responder a la demanda de un cliente por falta de stock del producto solicitado. Suele suceder cuando se hace una venta específica y, al momento de solicitar el producto al almacén, no hay la cantidad que se requiere o no se encuentra en las condiciones esperadas. Cuando hay rotura de stock, no se puede efectuar la venta como corresponde y, por tanto, se corre el enorme riesgo de perder un posible cliente a la vez que se afecta a todo el negocio en general.
Entre las principales causas de este evento se encuentran la mala gestión del inventario, la desorganización en el almacén, las demoras en el transporte y los diferentes fallos de personal. Además, una demora en la recepción de nueva mercancía puede llegar a tener un gran impacto.
Entre las principales consecuencias que tiene la rotura de stock se encuentran el aumento en los costos de la logística y la pérdida de una o más ventas. A esto se añade la posibilidad de ofrecer una imagen de empresa negativa al no cumplir con lo previsto.
Cómo evitar la rotura de stock
La organización en el almacén y la existencia de un inventario constantemente actualizado son dos de los factores clave en la labor de evitar una rotura de stock. En el primer caso, la organización, permite saber exactamente dónde se encuentra la mercancía, lo que evita fallos por no encontrar cierto producto en un momento determinado, y facilita la labor de preparar un pedido. Respecto al inventario, es clave que esté siempre actualizado, ya que afecta de forma directa al proceso de venta. Contar con softwares que faciliten esta tarea es clave.
Otra cuestión fundamental para evitar la rotura de stock es que haya una buena comunicación y coordinación permanente entre las diferentes áreas logísticas y los equipo de trabajo. Esto permite evitar malentendidos y favorece la existencia de un flujo de trabajo efectivo. A esto, se suma la buena relación con los proveedores para garantizar las existencias en el almacén en todo momento.
Invertir en mejoras en la cadena de suministro es clave para evitar las roturas de stock y, en consecuencia, crear una imagen positiva de la empresa.
La buena gestión del departamento de compras influye sobre toda la cadena de suministro en las empresas de logística. Así pues, resulta esencial que en este sector se cuente con profesionales capacitados y experimentados. Un buen jefe de compras en logística, deberá contar con ciertas aptitudes que contribuirán, finalmente, a crear un sistema de trabajo efectivo y organizado.
La responsabilidad del jefe de compras en una empresa logística recae en establecer las diferentes políticas de compras en coordinación con el sector de producción. Pero, para que el trabajo que lleva adelante sea óptimo y positivo, hay aspectos muy importantes a tener en cuenta en su perfil.
¿Qué hace un jefe de compras en logística?
Una de las principales tareas del jefe de compras logístico se basa en estudiar, analizar y seleccionar a los mejores proveedores para la empresa. Para esto deberá considerar tanto la calidad como el precio, y no perder de vista los objetivos finales. Así, también se encuentra en la labor del jefe de compras la responsabilidad de conocer, en todo momento, el stock existente. Su principal misión será crear una política de compras que coordine con las diferentes áreas logísticas y aporte valor al negocio.
Por otro lado, una función clave en el rol del jefe de compras tiene que ver con la capacidad de decisión. Siendo uno de los perfiles que más estará involucrado con el movimiento financiero de la empresa, es de vital importancia que tome las decisiones correctas y más beneficiosas para la totalidad del equipo de trabajo.
Aptitudes de un buen jefe de compra en logística
Entre las aptitudes del jefe de compra en logística destacan la capacidad de gestionar eficientemente todo lo relacionado a las compras y controlar la calidad de los productos. La documentación deberá ser organizada y revisada, así como la calidad debe ser analizada antes y después de la compra. A esto se suma algo fundamental en este perfil que tiene que ver con el conocimiento del stock existente. Un jefe de compras no deberá permitir que el stock de un producto necesario baje a cero, como tampoco deberá crear un exceso de mercancía.
Es fundamental que el profesional a cargo de las compras tenga capacidad de organización y una total aptitud para la planificación. Además, su talento para negociar y reconocer buenas oportunidades es esencial a la hora de pensar en beneficio de toda la empresa. En este último punto influirá qué tan al tanto de las novedades logísticas está el profesional.
Un buen jefe de compras no dará por finalizado ningún proceso ni se conformará con las opciones más económicas, sino que buscará de forma constante lo mejor para el negocio, ya sea de forma interna o mediante proveedores.
El rol del jefe de compras es fundamental para el éxito de una empresa logística, así pues, resulta vital que tenga las aptitudes previamente mencionadas.
Todo proceso requiere de ciertos recursos o elementos para poder funcionar. Es en ellos donde se encuentran los grandes costos asociados a la creación de un producto o servicio para su posterior venta. En la contabilidad económica de cualquier empresa es posible reconocer estos costos con facilidad, sin embargo, existen algunos que no siempre se contemplan.
Así es como surgen los famosos costos ocultos. La logística, por supuesto, no escapa a esto y son diferentes los aspectos que se deben analizar en este sentido. En RMTLogistics te contamos en qué consisten y cómo influyen en el funcionamiento de una cadena de suministro.
¿Qué son los costos ocultos?
Los costos ocultos de logística son todos aquellos costos que aparecen una vez que el proceso logístico ha comenzado. Es decir, gastos que no se contemplaron y, por lo tanto, aparecen de imprevisto. Aunque pueda parecer que todo está controlado en cada aspecto del proyecto, estos costos existen y aparecen siempre de la forma más inesperada.
En RMTLogistics sabemos que la importancia de estos costos radica en la actitud que tome la empresa respecto a ellos. Puede decidir eliminarlos, añadirlos a la economía total del proyecto o reducirlos lo máximo posible. Generalmente se trata de costos que, al analiza en detalle el proceso, resultan innecesarios. Por eso, es tan importante poder detectarlos y actuar en consecuencia para una empresa de logística.
La principal característica de los costos ocultos, es que no tienen una influencia directa sobre la productividad de la empresa. Es decir, no son gastos necesarios para poder producir o generar aquello que finalmente se vende. Sin embargo, existen. Algunos de ellos son el uso de luz cuando no es necesaria, almacenar productos defectuosos y la falta de eficiencia en la entrega de la mercancía.
Cómo eliminar los costos ocultos
Lo primero, y más importante, para poder eliminar o minimizar estos costos es saber detectarlos. Es necesario hacer un registro de aquellas acciones o elementos que están generando un gasto innecesario. Una vez que se tiene conocimiento de cuáles son los costos ocultos será imprescindible actuar. Si se trata, por ejemplo, de una gran cantidad de mercancía obsoleta, será necesario buscar una solución para que no ocupe espacio en el almacén.
Eliminar los costos ocultos, en la mayor medida posible, permitirá llevar un mejor control de la economía de la empresa e incluso, considerar nuevas inversiones, debido a que ya que no habrá pérdidas de capital en elementos que no contribuyen al proceso final.
Son muchas las etapas que comprenden la totalidad del proceso logístico y cada una tiene su peso al momento de definir el éxito del servicio ofrecido. Por ello resulta fundamental contar con formas de trabajo eficientes y organizadas que permitan crear un sistema equilibrado desde el primer paso hasta el último.
Como parte de este proceso surge un concepto de gran relevancia, el llamado flujo tenso. En RMTLogistics te contamos en qué consiste, cuáles son sus características y qué retos afronta la logística en este sentido.
¿Qué es el flujo tenso en logística?
El proceso completo de una cadena logística incluye, generalmente, las etapas de producción, distribución y venta. Esto suele desarrollarse a lo largo de varios días, sin embargo, cuando el flujo de trabajo debe completarse en un mismo día, se habla de flujo tenso. Se trata del proceso logístico habitual pero desarrollado de forma inmediata y en un periodo muy reducido de tiempo. Esto es común, por ejemplo, en las cadenas alimenticias, donde podemos encontrar productos frescos o con reducida fecha de caducidad.
Podría decirse que el flujo tenso se basa en la entrada y salida constante de mercancía de un almacén, la cual debe moverse con mayor agilidad de lo habitual, ya que suele requerirse para consumo o uso en ese mismo día.
Características del flujo tenso
En RMTLogistics sabemos que hay ciertas habilidades y características que toda cadena de suministro debe presentar. Sin embargo, cuando se habla de flujo tenso, estos mismos requerimientos se tornan más exigentes: de ellos dependerá el éxito del trabajo.
Entre las principales características del flujo tenso destacan: la importancia de contar con stock de mercancía en todo momento, la necesidad de una constante sincronización y colaboración entre las diferentes partes, la mayor velocidad y eficiencia en cada espacio y por parte de cada parte implicada y la capacidad de trabajar en equipo y de forma coordinada.
Retos que supone para la logística
Cabe destacar que las características anteriores deberían estar presentes en la cotidianidad, aunque no exista un flujo tenso. Aún así, contar con este tipo de proceso logístico en la jornada laboral, supone importantes retos que no se pueden obviar.
Entre ellos destacan la importancia de contar con buenos sistemas de control y gestión de la mercancía, la necesidad de desarrollar las habilidades de los trabajadores bajo presión, la transcendencia de respetar en todo momento los tiempos y, nuevamente, el saber trabajar perfectamente en equipo con buena comunicación y sin interferencias o fallos que puedan alterar el proceso.
El flujo tenso es una realidad a la que se enfrentan, día a día, muchas empresas de logística. A partir de él, es posible no solo desarrollar habilidades, sino también destacar al momento de ofrecer un servicio óptimo y de calidad.
Uno de los grandes retos en logística es lograr alinear cada proceso en conjunto con el resto para así favorecer siempre a la cadena de suministro. Se trata, pues, de conseguir un total equilibrio en las diversas partes que permita ofrecer un servicio rápido, efectivo y de calidad.
A raíz de esto surgen diferentes innovaciones que buscan responder tanto a las necesidades del cliente como a las de la empresa. Y, entre estas, destaca la preferencia por servicios que ahorren tiempo y eviten inconvenientes de último minuto. Es entonces cuando cobra importancia el sistema Click & Collect. Pero, ¿en qué consiste? En RMTLogistics te contamos todo sobre esta opción y sus principales beneficios.
¿Qué es Click & Collect?
El sistema Click & Collect permite a los clientes de una tienda online hacer una compra a través de un e-commerce y retirar el producto en la tienda física. De esta forma puede realizar el proceso desde cualquier lugar y elegir la sucursal que le resulte más conveniente para obtener su adquisición.
Con este sistema el proceso de compra se vuelve mucho más rápido y el cliente evita un coste extra en el servicio de entrega.
Beneficios del sistema Click & Collect
Son muchos los beneficios que las diferentes partes obtienen con este sistema. En el caso del cliente, además de ahorrar tiempo y dinero, evita inconvenientes por demoras en la entrega y no tiene que estar pendiente en su domicilio a la espera de su producto. Así también, se tiene acceso a un sistema de compras más flexible y los resultados son más satisfactorios.
Para las empresas que optan por el Click & Collect, las ventajas son muchas. Además de tratar con clientes conformes, es posible incrementar las ventas debido a que estos acuden directamente a la tienda física. Así es posible que al retirar su producto sientan interés por otro.
Este sistema que beneficia tanto a las empresas como a los clientes supone un verdadero desafío para la cadena de suministro. Esto ocurre debido a que, para colaborar en el proceso y verse beneficiada, deberá contar con un buen control de stock y un efectivo sistema de abastecimiento a las tiendas físicas.
En RMTLogistics sabemos que sistemas como Click & Collect han llegado para quedarse y hacer de las compras online un negocio cada vez más próspero. Así pues, la logística deberá avanzar en la misma dirección para que los servicios ofrecidos sean, siempre, igual de efectivos y ágiles.
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